چگونگی مدیریت زمان در محل کار

7

همه ما تقریبا مشکل مدیریت زمان داشته ایم اما وقتی این مشکل به محل کارتان هم سرایت کند دردسر ساز تر از همیشه خواهد شد. دیر رسیدن به محل کار ، پروژه های ناتمام که روی هم انبار شده اند، جلسه کاری و هزاران مشغله دیگر که هرکدام به نوعی زمانتان را گروگان گرفته اند ، بیش از بیش سردرگمتان خواهد کرد. اما مدیریت صحیح زمان تنها کلید حل این مشکل است. برای اینکه بتوانید زمانتان را طوری در محل کار تنظیم کنید که به همه کارها برسید راهکار زیر پیش روی شماست:

برنامه یک روز کاری خود را در نظر بگیرید:

برای اینکه بتوانید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید باید ایتدا بفهمید که آن را کجا خرج می کنید.

آیا مدام کارهایتان را به عقب می اندازید؟

آیا در هنگام کار کردن زیاد از تلفن همراه خود استفاده می کنید؟

آیا بیش از حد توانایی تان کار قبول می کنید؟

پاسخ به سوالات این چنینی کمک می‌کند تا واقع بینانه به موضوع نگاه کرده و منشاء مشکل را پیدا کنید.

یک برنامه کاری تنظیم کرده و خودتان را موظف کنید که هر روز به آن پایبند بمانید:

تنطیم یک برنامه کاری اولین قدم حیاتی برای موفقیت در مدیریت زمان است. برای شروع هر روز کاری برنامه ای تنظیم کنید که بتوانید آن را به اجرا درآورید. تصور نکنید اگر برنامه ای آرمانی و با لیستی از کارهای زباد تنظیم کنید کارایی بیشتری نیز خواهید داشت. این برنامه باید به طور واقع بینانه ای زمان شما را برای انجام مهم ترین کارهایتان تقسیم بندی کند اما زیاد هم فکرتان را درگیر چگونه نوشتن برنامه نکنید چراکه کم کم به این کار مسلط خواهید شد.

الویت بندی کنید:

سعی کنید ابتدای هر روز چهار مورد از مهمترین کار های خود را به پایان برسانید. ممکن است در طول روز ده ها کار مهم برای انجام دادن داشته باشید و همزمان سعی کنید آن ها را به بهترین نحو ممکن انجام دهید. اما صبر کنید شما که نمی‌توانید چند نوع غذا را همزمان باهم بخورید و به اتمام برسانید. بگذارید همه چیز سر جای خودش و آنطور که باید باشد انجام پذیرد. برای این کار باید هوشمندانه و با توجه به زمانی که در دسترس دارید کارهایتان را الویت بندی کنید آنوقت اگر هم برای کار های غیر ضروری زمان کم آوردید خودتان را سرزنش نخواهید کرد.

گروه بندی کنید:

کارهای شبیه به هم را در یک گروه قرار دهید و به ترتیب به آن ها رسیدگی کنید. مثلا یک ساعت مشخص را تنها برای پاسخ دادن به ایمیل ها، تماس های تلفنی و فضای مجازی اختصاص دهید ساعتی را نیز به کار های عقب افتاده یا مرتب کردن محیط کار و یارانه تان رسیدگی کنید. به این ترتیب مغز شما یاد می گیرد که چگونه سازماندهی شده تر رفتار کند.

به کارهای غیر ضروری نه بگویید:

اگر نه گفتن را یاد نگیرید هیچ گاه نمی توانید آنطور که باید زمانتان را مدیریت کنید. تنها خودتان هستید که دقیقا می دانید برای چه چیزهایی وقت دارید پس اجازه ندهید رودربایستی باعث شود زمانتان را به هدر دهید. اگر می خواهید زمانتان را مدیریت شده مصرف کنید باید به در خواست های نابه جا از سوی همکاران ، دوستان و کار های غیر ضروری نه بگویید.

حواسپرتی ها را حذف کنید:

شبکه های اجتماعی ، پیام رسان ها ، ایمیل ، همکاران ، پیش آمد های ناگهانی  و... در واقع حواسپرتی های محل کار بی شمار هستند. برای اینکه از شر این حواسپرتی ها خلاص شوید باید از برداشتن قدم های کوچک شروع کنید. دو مورد از حواس پرتی هایی که وقت زیادی از شما می‌گیرند را پیدا کنید مثلا اگر در حین انجام کار زیاد از تلفن همراه خود استفاده می کنید، این استفاده را محدود به تایم ناهار کنید.

نسبت به سلامتی خود حساس باشید:

فراموش نکنید فاکتور هایی مثل تغذیه سالم ، نوشیدن آب کافی ، داشتن خواب عمیق و کافی شبانه، انجام تمرینات بدنی مداوم و به طور کلی توجه به سلامت عمومی بدن تاثیر بسزایی در افزایش تمرکز و بهره وری در روزهای کاری دارد.